Les erreurs sont fréquentes au moment de choisir un ERP et un prestataire pour le mettre en place dans son entreprise. En effet, sélectionner le logiciel de gestion intégré le plus adapté à votre activité n’est pas toujours facile. Modules, accessibilité, sécurité… profitez des conseils de Cube43, l’expert des ERP à Lyon. Découvrez le parcours de Michel qui a gaspillé 40 000 euros pour la gestion de son entreprise et nos 3 conseils pour ne pas faire comme lui.

Choix d’un ERP : les erreurs de Michel

Aujourd’hui Michel a choisi son ERP. Il signe le bon de commande de 30 000 euros avec son prestataire et valide ainsi sa mise en place dans son entreprise. Bravo ! Michel est fier de lui. Le projet d’installation d’une solution de gestion a pris du temps et son entreprise va enfin pouvoir bénéficier de ces fonctionnalités pour être plus performante.

Comment Michel a fait son benchmark d’ERP

Après avoir contacté plusieurs éditeurs de progiciels de gestion intégrés et envoyé son cahier des charges, Michel a reçu une dizaine de plaquettes commerciales. Il a essayé de comparer les offres mais les ERP présentés affichent des fonctionnalités similaires qui répondent à son besoin. Il n’est pas vraiment facile de les différencier. Finalement, de manière un peu arbitraire, Michel a décidé de rencontrer trois éditeurs.

• Le 1^er rendez-vous commercial se passe bien. L’ingénieur arrive, cravate nouée, et présente une jolie démo de son ERP et de ce qu’il peut faire.
• Pour le 2^e rendez-vous commercial, l’ingénieur arrive, cravate nouée, et présente une jolie démo de son ERP et de ce qu’il peut faire.
• Le jour du 3^e rendez-vous commercial, un ingénieur se présente cravate nouée, et lance une jolie démo de son ERP et de ce qu’il peut faire.

CRM, comptabilité, stocks, PGI, progiciel, Saas, planning … Michel essaye de s’y retrouver parmi les mots étranges utilisés par les commerciaux. Déjà plus d’un mois que le projet d’installation d’un ERP a débuté et Michel n’arrive pas à faire une différence claire entre les ERP qui existent sur le marché (ce qui est normal car ce sont des ERP standards). 

Michel choisit son logiciel de gestion intégré

Michel affine ses critères et sélectionne enfin deux ERP et deux éditeurs. Ce sont ceux qui se rapprochent le plus de son cahier des charges et qui rentrent dans son budget. Ah oui, le budget ! 

C’est un sujet qui n’a pas vraiment été abordé pendant les premiers rendez-vous commerciaux. En toute transparence, Michel n’a pas vraiment de chiffres précis en tête. Il ne sait pas du tout combien peut coûter un logiciel ERP, son installation, la maintenance et la formation des utilisateurs. Pourtant on lui a donné une fourchette de prix (et il a failli s’étouffer avec). Bref, il choisit l’ERP au prix le plus avantageux.

En un mois, le projet d’installation d’un ERP dans l’entreprise de Michel fait un bond :

• import des données
• installation du logiciel sur le serveur de l’entreprise
• formation des utilisateurs

Michel veut un nouveau module pour son ERP

Les premiers mois après l’installation de l’ERP se passent très bien. Les utilisateurs apprennent à tirer profit de l’ERP et l’entreprise est gagnante. Michel souhaite aller encore plus loin. Un logiciel de gestion intégré est vraiment un atout stratégique et il aimerait élargir son utilisation à d’autres métiers de l’entreprise.

Michel souhaite installer un module ERP développé par un autre éditeur qui est parfaitement adapté à ces processus spécifiques. Pour être certain que ce nouvel ERP soit connecté correctement à celui qui est déjà en place, il faut développer une interface. Cela coûte 3 000 euros en plus du module qui coûte 7 000 euros. Mais l’ingénieur commercial a prouvé par A+B que le logiciel de gestion allait faire gagner tellement de temps et de productivité que l’investissement sera rentabilisé en quelques mois.

Après quelques mois d’utilisation, les équipes opérationnelles contactent Michel car certaines données ne remontent pas dans l’ERP principal. C’est dommage, elles auraient bien voulu croiser certaines informations. Au même moment, le patron de Michel le contacte pour lui dire que ce serait bien qu’il puisse avoir une vision en temps réel des activités de l’entreprise via des tableaux de bord … 

Michel fait le bilan :

• Il a dépensé 40 000 euros
• Son ERP ne répond pas aux attentes de son entreprise

Choix d’un ERP : ce qu’il faut faire

Conseil n°1 : définir son besoin

Avant de démarcher les éditeurs de logiciels de gestion intégrés, il est important de bien définir le besoin de l’entreprise, les bénéfices qu’elle veut tirer d’un ERP et le budget qu’elle peut dépenser. Michel n’a pas assez échangé avec ses collaborateurs. Son cahier des charges n’a pas pris en compte certains besoins.

Rédiger un cahier des charges peut être réalisé même si vous ne connaissez pas bien l’univers de la gestion d’entreprise et du système d’information. Il n’est pas nécessaire de savoir comment les ERP fonctionnent. C’est l’éditeur de logiciel qui traduira votre besoin dans son propre langage.

Conseil n°2 : choisir l’ERP le plus adapté

Chaque entreprise à ses spécificités, ses métiers et process particuliers. Cependant, toutes ont une base d’activités commune : ressources humaines, comptabilité, finances, gestion de la relation client (CRM), facturation… Il faut alors définir quels sont les métiers qui ont besoin de l’ERP. Cela permettra de faire un premier choix entre les types de logiciels de gestion d’entreprise : 

• ERP standard
• ERP sur mesure
• ERP hybride (standard et sur mesure)
• modules ERP complémentaires

Michel n’a pas su faire la différence et a opté pour un ERP standard avant d’ajouter un autre ERP pour les process spécifiques de son entreprise. Il aurait pu anticiper.

Conseil n°3 : choisir un éditeur de confiance

L’installation d’ERP dans une entreprise a un impact très important et peut prendre du temps. Il faut alors bien choisir son partenaire, un éditeur de logiciel de gestion intégré qui saura :

• Ecouter et comprendre les besoins de votre entreprise
• S’adapter aux outils déjà existants
• Proposer un ERP adapté
• Respecter votre budget
• Documenter le projet 
• Maintenir l’ERP sur le long terme

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