Votre obligation d’utiliser un logiciel de gestion certifié en 2018

Votre obligation d’utiliser un logiciel de gestion certifié en 2018

Après plusieurs revirements de situation, nous pouvons aujourd’hui vous présenter les enjeux de la loi anti-fraude à la TVA qui sera applicable très bientôt. En effet, en renforcement de la loi de Finance 2016, de nouvelles obligations envers les sociétés françaises s’appliqueront dès le 1er janvier 2018 et impliqueront des amendes de 7500par logiciel ou système de caisse certifié manquant.

Ce renforcement de la loi touche toutes les sociétés étant assujetties à la TVA. Si cela est votre cas, vous devrez dès janvier 2018 enregistrer tous les paiements de vos clients à l’aide d’un logiciel de gestion/comptabilité ou système de caisse certifié et conforme aux attentes de la loi anti-fraude à la TVA.

Vous pouvez justifier du respect de cette loi de deux manières :

  • Soit le logiciel de gestion/comptabilité système de caisse utilisé est certifié par un organisme accrédité
  • Soit l’éditeur du logiciel vous fourni une attestation individuelle certifiant le respect de ces conditions.

 

Qu’est-ce que garantit cette certification ou attestation ?

La certification d’un logiciel de gestion garantit à son utilisateur la conformité de son logiciel sur 4 caractéristiques essentielles :

  • La sécurisation
  • L’archivage
  • L’inaltérabilité
  • La conservation

La sécurisation : Afin de garantir la restitution des données de transaction à l’Administration Fiscale dans leur état d’origine, les données doivent être sécurisées.

L’archivage : le logiciel doit permettre d’archiver et de dater les documents et d’en garantir un accès aisé à l’administration fiscale.

L’inaltérabilité : Le logiciel doit conserver les données renseignées et relatives aux opérations d’encaissement dans leur état d’origine ; et enregistrer toute opération de modification.

La conservation : Les logiciels de gestion doivent prévoir des clôtures annuelles ou par exercice, et la conservation des données pendant 6 ans. Les systèmes de caisse, eux, doivent de plus prévoir une clôture journalière, mensuelle, et annuelle dans le but de calculer des données cumulatives et récapitulatives, intègres, et inaltérables.

 

Que risquez-vous ?

Le contrôle de conformité peut se faire dans le cadre d’un contrôle fiscal, autant que de façon inopinée. En effet, la conformité de votre logiciel peut être vérifiée à tout moment par un agent de l’administration fiscale (sans envoi préalable d’avis de passage).

Lors de ce contrôle, vous devez justifier de la conformité de chacun de vos logiciels de gestion ou de systèmes de caisse par un certificat ou une attestation individuelle (comme expliqué précédemment). Vous disposez tout de même d’un délai de 30 jours pour communiquer à l’Administration Fiscale l’un de ces deux documents.

Dans le cas contraire, vous écoperez d’une amende de 7500 € par logiciel/caisse non conforme et d’un délai de 60 jours pour vous conformer à la loi. Bien-entendu, la présentation d’un faux document engendrera les peines suivantes :

  • 450000 € d’amende
  • 3 ans d’emprisonnement

 

Quelle est la marche à suivre ?

Votre situation peut s’apparenter à trois cas différents :

Cas 1 :

Vous disposez d’un ou plusieurs logiciel(s) de gestion ou système(s) de caisse et votre éditeur vous a fourni une attestation individuelle ou encore un certificat de conformité. Félicitations ! Vous n’avez rien à craindre.

Cas 2 :

Vous disposez d’un logiciel de gestion ou un système de caisse que vous pensez (ou non) fiable et sécurisé, cependant vous ne possédez pas l’un des deux documents : Nous vous conseillons de faire appel à votre éditeur ou distributeur par courrier recommandé (preuve auprès de l’Administration Fiscale) afin de lui adresser une demande officielle de production d’un des deux documents. Si votre fournisseur n’est pas dans la possibilité de vous produire ce document, mieux vaut se tourner vers un autre prestataire et être en conformité avec la loi.

Cas 3 :

Vous ne disposez d’aucun logiciel de gestion  ou système de caisse : le moment est venu de vous équiper ! Profitez de cette obligation pour entamer la digitalisation de votre entreprise, et automatisez votre gestion interne. Tournez vous vers un prestataire pouvant vous fournir une attestation ou un certificat, puis fixez vos besoins précis avec lui. Mieux vaut ne pas attendre la réception d’un procès-verbal pour faire appel à un éditeur.


Des questions ?

Si vous souhaitez échanger plus en détail à ce sujet ou concernant tout autre projet logiciel, n’hésitez pas à nous contacter : ici >>

Et Cube43 ?

Cube43 peut en effet fournir une attestation individuelle à ses clients. Les solutions développées sont non seulement conforme aux attentes de cette loi mais Cube43 les dépasse même.

Lien utile :

L’article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016.

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